Wenn die Rechte den Ämtern folgen

Ausgangslage

Ein Verein arbeitet ehrenamtlich, und die Ämter wechseln. Wissen liegt dann in Ordnern, Mailpostfächern, WhatsApp-Gruppen und auf privaten Rechnern - und geht bei der nächsten Wahl mit. Gesucht war kein Werkzeug für einen Verwalter, sondern eines, das den Wechsel übersteht und das man nebenbei am Handy bedienen kann.

Der Abend der Jahreshauptversammlung

Der Moment, an dem ein Verein zeigt, wie er organisiert ist. So läuft er heute:

1. 1 Am Eingang wird die Anwesenheit erfasst. Abstimmen kann nur, wer da ist.
2. 2 Der Beamer zeigt den aktuellen Tagesordnungspunkt und die Redeliste - gemeldet wird per Handzeichen auf dem Handy.
3. 3 Geheime Wahl am eigenen Telefon: Stimmzettel und Wählerliste liegen getrennt wie bei einer echten Urne. Niemand kann sehen, wer was gewählt hat, und niemand kann zweimal abstimmen.
4. 4 Das Ergebnis erscheint mit Balken und Countdown auf der Leinwand.
5. 5 Und es steht sofort im Protokoll - niemand tippt abends noch Zahlen von einem Zettel ab.

Vorher - heute

WhatsApp-Gruppe

Eigener Chat mit Gruppen, Sprachnachrichten und Bildern - die Daten bleiben auf dem Vereinsserver.

Zettel für die T-Shirt-Bestellung

Vereinsshop mit Größen; der Bestand wird beim Bestellen reserviert, Gebühren für Bezahldienste fallen keine an.

Ein Webmail-Zugang je Amt

Die Postfächer der Ämter werden im Portal gelesen und beantwortet. Wechselt das Amt, wechselt nur die Berechtigung.

Kassenbuch in Excel

Prüfungsfeste Kasse: fortlaufende Belegnummern, Storno statt Löschen, Belegfoto wird ausgelesen - und für die Kassenprüfung ein Prüfpaket auf Knopfdruck.

Quittung auf dem Block

Auslage oder Barauszahlung: Der Empfänger unterschreibt am Gerät, Quittung und Buchung entstehen in einem Schritt.

Dutzende Zugangsdaten einzeln verschicken

Ein Auftrag an alle Mitglieder, die sich noch nie angemeldet haben.

Was sonst noch dazugehört

• Öffentliche Seite mit Neuigkeiten, Chronik, Vorstandschaft und Fraktion - die füllen sich aus den vergebenen Ämtern.
• Jeder Termin hat eine eigene Seite, die man teilen kann und die Google als Veranstaltung zeigt. Abgesagt wird statt gelöscht - niemand steht umsonst am Treffpunkt.
• Sitzungen von der Einladung mit Tagesordnung bis zum Protokoll, das eine zweite Person gegenliest, bevor die Mitglieder es sehen.
• Beiträge mit SEPA und Erinnerungen, Zuwendungsbestätigungen im Jahres-Sammeldruck.
• Kalender zum Abonnieren, Helferplan mit Schichten, Umfragen, Fotogalerie, digitaler Mitgliedsausweis.
• Ein KI-Assistent, der Belege ausliest, Protokolle zusammenfasst und einen Monatsbrief schreibt - abschaltbar, und einsehbar, was an ihn geht.
• Kein Cookie-Banner, weil nichts getrackt wird.

Was daran besonders war

Rechte je Amt

Nicht "Administrator" und "Benutzer", sondern Vorsitz, Schriftführung, Kasse, Stadtrat - jeweils mit Stellvertretung. Fraktionssitzungen sehen nur die Stadträte, ausdrücklich nicht der Vereinsvorsitz. Wer das Amt übernimmt, übernimmt die Sicht; eine Übergabe ist ein Klick, keine Schulung.

Öffentlich und intern in einem

Der Termin, den der Vorstand einträgt, steht auf der öffentlichen Seite. Kein zweites Redaktionssystem, keine Pflege an zwei Orten.

Ehrenamt heißt: nebenbei

Das Portal ist eine App auf dem Handy, mit Push-Nachrichten. Für den Vorstand ist die Anmeldung mit zweitem Faktor Pflicht - verliert jemand sein Handy, wird der Zugang geordnet zurückgesetzt, nicht in der Datenbank.

Grenzen

Das Portal ist keine Buchhaltung mit doppelter Buchführung und kein Ersatz für den Steuerberater. Es führt ein Kassenbuch, wie ein Verein es führt - so, dass es eine Prüfung besteht. Mehr will es nicht.

Fragen

Wo liegen die Daten?

Auf einem Server in Deutschland, im Auftrag des Vereins. Es gibt einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und die Sicherungen liegen ebenfalls in Deutschland.

Ist der Chat verschlüsselt?

Die Verbindung ja, der Chat selbst ist nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt - die Nachrichten liegen auf dem Vereinsserver. Das steht so auch in der Datenschutzerklärung. Für einen Verein ist das meist der bessere Tausch als eine WhatsApp-Gruppe.

Was passiert, wenn der Vorstand wechselt?

Die Rechte hängen am Amt, nicht an der Person. Wer das Amt übernimmt, bekommt die Sicht des Amtes - und wer es abgibt, verliert sie.