Wenn die Rechte den Ämtern folgen

Ausgangslage

Ein Verein arbeitet ehrenamtlich, und die Ämter wechseln. Wissen liegt dann in Ordnern, Mailpostfächern und auf privaten Rechnern - und geht bei der nächsten Wahl mit. Gesucht war kein Werkzeug für einen Verwalter, sondern eines, das den Wechsel übersteht.

Was gebaut wurde

• Öffentliche Seite: Neuigkeiten, Termine, Chronik, Über uns - gepflegt aus demselben System.
• Mitglieder: Stammdaten, Eintritt und Austritt, Statistik.
• Beiträge: offene Posten je Jahr, Buchung, Kassenbuch, Berichte, CSV für die Kassenprüfung.
• Sitzungen: Einladung, Zu- und Absagen, Protokoll - und Protokolle untereinander verknüpft.
• Dokumente und Vorlagen, Aufgaben mit Fristen, Umfragen.
• Tägliche Sicherung, deren Alter überwacht wird - eine Sicherung, die stehenbleibt, meldet sich.

Ein Ablauf im Detail

Eine Sitzung ist der Punkt, an dem ein Verein sichtbar organisiert ist oder eben nicht:

1. 1 Die Schriftführung legt die Sitzung an und lädt ein.
2. 2 Die Mitglieder sagen zu oder ab - der Stand ist für die Vorbereitung sichtbar.
3. 3 Nach der Sitzung entsteht das Protokoll im selben System, nicht in einem Textprogramm auf einem privaten Rechner.
4. 4 Beschlüsse werden mit der Sitzung verknüpft, in der sie gefasst wurden - und beim nächsten Mal findet man sie wieder.

Was daran besonders war

Rechte je Amt

Nicht "Administrator" und "Benutzer", sondern Vorsitz, Schriftführung, Kasse, Stadtrat. Wer das Amt übernimmt, übernimmt die Sicht - eine Übergabe ist ein Klick, keine Schulung.

Öffentlich und intern in einem

Der Termin, den der Vorstand einträgt, steht auf der öffentlichen Seite. Kein zweites Redaktionssystem, keine Pflege an zwei Orten.

Ehrenamt heißt: nebenbei

Jeder Weg ist auf ein Telefon ausgelegt. Was nur am Schreibtisch geht, geschieht im Verein nicht.

Grenzen

Das Portal ist keine Buchhaltung mit doppelter Buchführung und kein Ersatz für den Steuerberater. Es führt ein Kassenbuch, wie ein Verein es führt, und exportiert es prüfbar - mehr will es nicht.

Fragen

Wo liegen die Daten?

Auf einem Server in Deutschland, im Auftrag des Vereins. Es gibt einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und die Sicherungen liegen ebenfalls in Deutschland.

Was passiert, wenn der Vorstand wechselt?

Die Rechte hängen am Amt, nicht an der Person. Wer das Amt übernimmt, bekommt die Sicht des Amtes - und wer es abgibt, verliert sie.