Vereinssoftware, die den Ämterwechsel übersteht

Woran es im Verein wirklich hakt

Nicht an der Mitgliederliste. Die steht meistens irgendwo. Es hakt daran, dass die Liste bei der Kassiererin liegt, die Termine im Kalender des Vorsitzenden, die Protokolle im Postfach der Schriftführung - und beim nächsten Wahlgang nichts davon mitkommt. Ein Vereinssystem muss den Wechsel überstehen, sonst löst es nur das Problem der aktuellen Besetzung.

Was dazugehört

Mitglieder

Stammdaten, Ein- und Austritt, Statistik, Anträge.

Beiträge

Offene Posten je Jahr, Buchung, Kassenbuch, Berichte, CSV-Export für die Prüfung.

Sitzungen

Einladung, Zu- und Absagen, Protokoll, Verknüpfung mit früheren Beschlüssen.

Dokumente

Satzung, Vorlagen, Protokolle - an einem Ort, nicht in fünf Postfächern.

Öffentliche Seite

Neuigkeiten, Termine, Chronik - gepflegt aus demselben System.

Rechte

Je Amt, nicht je Person: Vorsitz, Schriftführung, Kasse, Beisitz.

Was das kostet

Es gibt keinen Listenpreis, weil es kein Produkt von der Stange ist. Der Weg dorthin ist aber immer derselbe: ein Gespräch, ein Aufnahmebogen, ein Angebot mit Festpreis. Nach dem zweiten Schritt wissen Sie, woran Sie sind - gebaut wird erst danach. Dazu kommt eine monatliche Pauschale für Betrieb, Sicherung und Updates.

Umzug von dem, was Sie heute haben

Excel-Listen, eine alte Vereinssoftware, ein Ordner Papier: Der Bestand kommt mit. Mitglieder und Beiträge werden übernommen, historische Beitragsstände bleiben nachvollziehbar. Was nicht mitkommt, sagen wir vorher - nicht hinterher.

Fragen

Ist das DSGVO-konform?

Die Daten liegen auf einem Server in Deutschland, im Auftrag des Vereins, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Zugriff hat, wer ein Amt hat. Ein Löschkonzept für ausgetretene Mitglieder gehört dazu.

Wir sind ein kleiner Verein - lohnt sich das?

Das hängt weniger an der Größe als am Wechsel. Wenn Vorstand und Kasse alle paar Jahre neu besetzt werden, lohnt es sich früher, als man denkt.

Können wir bei einer Förderung mitmachen?

Für die Digitalisierung im Ehrenamt gibt es Programme von Bund, Ländern und Stiftungen. Welche gerade laufen, ändert sich jährlich - wir prüfen das vor dem Angebot und schreiben es hinein, statt es zu behaupten.