Ein Shop, ein Büro, ein System

Ausgangslage

Ein junger Betrieb an der deutsch-französischen Grenze, gegründet 2024, ohne Angestellte: der Inhaber baut selbst. Verkauft wird an Endkunden in drei Sprachräumen - Deutschland, Frankreich, international. Was fehlte, war nicht eine Website, sondern der Weg von der Bestellung bis zur Rechnung, ohne ihn dreimal von Hand nachzubauen.

Was gebaut wurde

• Website in drei Sprachen - Deutsch, Französisch, Englisch. Jeder Inhalt entsteht auf Deutsch, die Übersetzungen werden nachgetragen; eine Prüfung zeigt, was noch fehlt.
• Shop mit Varianten, Bezahlung über PayPal, Versand oder Abholung.
• Fertigung: Aufträge, Stücklisten, Materialbestand. Es gibt keine Serie - jedes Stück entsteht einzeln, und der Auftrag weiß das.
• Büro: Angebote, offene Posten, Mahnwesen, Rechnungen als Factur-X nach EN 16931.
• Inhalte: Neuigkeiten mit automatischem Beitrag auf Facebook und Instagram.

Ein Ablauf im Detail

Eine Bestellung läuft nicht durch ein Lager, sondern durch eine Werkstatt. Genau das bildet das System ab, statt eine Handelslogistik zu unterstellen:

1. 1 Der Kunde bestellt im Shop und bezahlt.
2. 2 Die Bestellung geht auf "in Fertigung" - das Stück wird gebaut, nicht aus dem Regal genommen.
3. 3 Die Stückliste zieht das Material vom Bestand ab.
4. 4 Versand mit Sendungsnummer; ohne Sendungsnummer lässt sich der Schritt nicht abschließen.
5. 5 Die Rechnung entsteht aus dem Auftrag - inklusive XML im PDF, eine Datei für Mensch und Buchhaltung.

Laufmarken: wo das Teil gerade ist

In einer Werkstatt liegt die Arbeit nicht im System, sondern auf der Tafel. Jede Marke ist ein QR-Code, der an einen Auftrag gekoppelt wird und mit dem Teil wandert. Wer wissen will, wo etwas steht, scannt - oder sieht es im Büro: "2 von 6 · jetzt dran: CNC". Die Marken werden im System angelegt und als Druckblatt ausgegeben, ein Bogen voll.

• Marke anlegen, an einen Auftrag koppeln, ausdrucken, ans Teil.
• Scannen setzt den nächsten Schritt - kein Zettel, keine Rückfrage.
• Im Büro steht der Stand ohne Nachfragen in der Werkstatt.

Was daran besonders war

Drei Sprachen ohne doppelte Pflege

Nicht drei Websites, sondern eine mit drei Fassungen. Was auf Deutsch gepflegt wird, fehlt sichtbar auf Französisch, bis es nachgetragen ist - statt still zu veralten.

Grenzfall

Deutscher Dienstleister, französische Gesellschaft, Verkauf an Endkunden in beiden Ländern. Das betrifft Rechnungsangaben, Steuernummern und Widerrufsbelehrung - Dinge, die eine Shop-Vorlage nicht kennt.

Einzelfertigung

Kein Bestand, der reserviert wird, sondern eine Fertigungszeit, die zugesagt wird. Der Unterschied klingt klein und ändert jeden Status.

Grenzen

Das System ist kein Warenwirtschaftssystem für Serienfertigung und keine Kassenlösung für den Ladentisch. Es rechnet nicht mit Zwischenhändlern, kennt keine Chargen und keine Mindesthaltbarkeit. Wer in Stückzahlen produziert, braucht etwas anderes - das ist keine Lücke, sondern eine Entscheidung.

Fragen

Wie lange dauert so ein System?

Das hängt am Umfang. Der Weg ist immer derselbe: Gespräch, Aufnahmebogen, Angebot mit Festpreis, dann Bau. Nach dem zweiten Schritt wissen Sie, was es kostet.

Kann ich mit einem Teil anfangen?

Ja, und meistens ist das der bessere Weg. Website und Shop zuerst, das Büro dahinter, wenn die ersten Bestellungen da sind - die Bausteine sind dieselben, sie kommen nur später dazu.