Ein Shop, eine Werkstatt, ein Büro - ein System

Ausgangslage

Ein junger Betrieb an der deutsch-französischen Grenze, gegründet 2024, ohne Angestellte: Der Inhaber konstruiert, schweißt und verschickt selbst. Verkauft wird an Endkunden in drei Sprachräumen. Die alte Website konnte Bilder zeigen, mehr nicht - Anfragen, Angebote, Aufträge und Rechnungen lebten in Mails, Tabellen und im Kopf. Genau dort, wo in einem Ein-Mann-Betrieb die Zeit verloren geht.

Ein Auftrag, von der Skizze bis zur Kundenstimme

Am besten versteht man das System an einem einzigen Stück - etwa einer Feuerschale nach Maß:

1. 1 Die Anfrage kommt über das Maßanfertigungs-Formular, mit Skizze und Foto. Beides hängt direkt an der Anfrage; ein Klick macht daraus Kunde und Angebot, ohne Abtippen.
2. 2 Der Kunde nimmt das Angebot an - mit Anzahlung und dem ausgehandelten Nachlass, die bis zur Schlussrechnung mitwandern.
3. 3 Der Auftrag bringt Stückliste, Arbeitsschritte und Fertig-bis-Termin gleich mit.
4. 4 Lasern und Verzinken macht ein Dienstleister: Ein Knopf am Arbeitsschritt schreibt die Anfrage samt CAD-Dateien. Kommt sein Angebot per Mail, hängt das Postfach es selbst an den richtigen Auftrag.
5. 5 In der Werkstatt wandert eine QR-Laufmarke mit dem Teil. Wer scannt, setzt den nächsten Schritt; im Büro steht "2 von 6 · jetzt dran: CNC".
6. 6 Versand: Die Sendungsnummer wird einmal eingetragen und steht an Auftrag und Bestellung.
7. 7 Die Rechnung entsteht aus dem Auftrag, als E-Rechnung (Factur-X) - die Anzahlung ist schon abgezogen.
8. 8 Fünf Tage später bittet das System um eine Kundenstimme, in der Sprache des Kunden. Veröffentlicht wird erst nach Freigabe.

Die Zahl, die alles geändert hat

Ein Auftrag mit viel Fremdleistung sah in der Nachkalkulation gut aus: 30 % Marge. Seit Laserteile, Verzinkung und Beschichtung mitgerechnet werden, stand im selben Prüfbeispiel die Wahrheit: minus 18 %. Seitdem laufen am Auftrag Stoppuhr, Stückliste, Fremdleistung und Lagerabbuchung zusammen - und am Artikel steht ein Preisvorschlag aus genau diesen Zahlen. Wer allein arbeitet, kann sich einen Auftrag, der Geld kostet, nicht zweimal leisten.

Das Büro erinnert selbst

Ein Ein-Mann-Betrieb hat keinen Innendienst. Also meldet sich das System - einmal am Tag, nur zwischen 8 und 20 Uhr, aufs Handy:

• Anfragen, die seit zwei Tagen ohne Antwort sind, und Angebote, auf die keine Reaktion kam.
• Überfällige Aufträge und fertige Aufträge, die noch keine Rechnung haben.
• Lieferanten, die ihren zugesagten Termin verpasst haben.
• Offene Posten in drei Mahnstufen, fällige Eingangsrechnungen.

Was sonst noch dazugehört

Shop

Varianten, RAL-Farben, Abholung, Rabattaktionen, digitale Baupläne. Bezahlt wird mit PayPal, Karte oder Lastschrift - ohne Bestätigungscode aus einer Mail, der vorher die größte Kaufhürde war.

Belege

Rechnungen aus dem Postfach oder vom Handyfoto liest die KI aus, samt Zahlungsziel. Eine eingebettete E-Rechnung wird direkt übernommen.

Für die Kanzlei

Ein Monatspaket auf Knopfdruck: Buchungsliste, Belegscans, Ausgangsrechnungen. Dazu Änderungshistorie und Verfahrensdokumentation, wie eine Prüfung sie verlangt.

Sichtbarkeit

Neuigkeiten gehen automatisch auf Facebook und Instagram, die Artikel zu Google Shopping und Pinterest. Besucher werden gezählt, ohne Cookie-Banner.

In der Werkstatt

Das Büro ist eine App auf dem Handy, mit Push und Anmeldung per Face ID. Eingaben ohne Netz gehen nicht verloren.

Was daran besonders war

Drei Sprachen bis in die letzte Mail

Website, Shop, Kundenmails, die Bitte um eine Kundenstimme - alles auf Deutsch, Französisch und Englisch. Was auf Deutsch gepflegt wird, fehlt sichtbar auf Französisch, bis es nachgetragen ist, statt still zu veralten.

E-Rechnung vor der Pflicht

Frankreich verlangt den Empfang von E-Rechnungen seit September 2026. Hier ist jede Ausgangsrechnung schon ein PDF mit eingebettetem XML nach EN 16931 - auch im Grenzfall deutscher Dienstleister, französische Gesellschaft, Kunden in beiden Ländern.

KI an der kurzen Leine

Ein Assistent pflegt Produkte, Neuigkeiten, Aktionen und Lager. Was Geld oder Recht berührt - Angebote, Rechnungen, Mahnungen - entsteht nur als Entwurf. Verschickt wird von Hand.

Es wächst mit

In den ersten sechs Wochen sind über 140 Verbesserungen dazugekommen, jede im Büro mit einem Satz für den Betrieb erklärt. Das System ist nicht fertig abgeliefert worden, sondern arbeitet mit.

Grenzen

Das System ist kein Warenwirtschaftssystem für Serienfertigung und keine Kassenlösung für den Ladentisch. Es rechnet nicht mit Zwischenhändlern, kennt keine Chargen und keine Mindesthaltbarkeit. Wer in Stückzahlen produziert, braucht etwas anderes - das ist keine Lücke, sondern eine Entscheidung.

Fragen

Wie lange dauert so ein System?

Das hängt am Umfang. Der Weg ist immer derselbe: Gespräch, Aufnahmebogen, Angebot mit Festpreis, dann Bau. Nach dem zweiten Schritt wissen Sie, was es kostet.

Kann ich mit einem Teil anfangen?

Ja, und meistens ist das der bessere Weg. Website und Shop zuerst, das Büro dahinter, wenn die ersten Bestellungen da sind - die Bausteine sind dieselben, sie kommen nur später dazu.

Muss ich die KI benutzen?

Nein. Sie nimmt Tipparbeit ab, etwa beim Auslesen von Belegen. Ohne sie funktioniert alles weiter - nur mit mehr Handarbeit.