Das eigene Briefpapier und die Norm

Das Problem in einem Absatz

Eine E-Rechnung nach EN 16931 wird als PDF/A-3B ausgeliefert - ein Archivformat mit strengen Regeln: eingebettete Schriften, definierte Farbräume, keine Verweise nach außen, XMP-Metadaten, die zum eingebetteten XML passen. Ein Briefbogen aus der Grafikabteilung erfüllt davon meist nichts. Legt man beides einfach übereinander, entsteht eine Datei, die ein Prüfprogramm zurückweist - und der Betrieb merkt es erst, wenn der Kunde sie ablehnt.

Der Weg, der funktioniert

1. 1 Der Briefbogen wird EINMAL hochgeladen und normalisiert - Schriften eingebettet, Farbräume vereinheitlicht, Fremdverweise entfernt.
2. 2 Eine Ampelprüfung sagt danach, ob er tauglich ist; ist er es nicht, erfährt man es beim Einrichten und nicht bei der ersten Rechnung.
3. 3 Gespeichert wird die normalisierte Fassung, das Original wird verworfen - sonst schleicht es sich später wieder ein.
4. 4 Je Rechnung wird nur noch das Blatt in die freie Zone gerendert und mit dem geprüften Bogen und dem XML zusammengebaut.

Warum die Reihenfolge zählt

Ohne den Normalisierungsschritt scheitert alles Weitere - das ist die Erfahrung aus dem Prototyp, nicht eine Vermutung. Und die Prüfung gehört an den Anfang, nicht ans Ende: Ein Briefbogen, der sich nicht eignet, ist ein Gespräch beim Einrichten und ein Ärgernis mitten im Tagesgeschäft.

Was Sie davon haben

Die Rechnung sieht aus wie Ihre Post - gleiche Schrift, gleiches Logo, gleicher Fuß - und ist trotzdem maschinenlesbar. Ihr Kunde bekommt eine Datei, kein Paar aus PDF und XML, und seine Buchhaltung liest sie ohne Abtippen ein.

Fragen

Muss mein Briefbogen bestimmte Maße haben?

Nein, aber es braucht eine freie Zone, in die das Blatt geschrieben wird. Wo die liegt, stellt man beim Einrichten mit zwei Reglern ein.

Und wenn mein Briefbogen die Prüfung nicht besteht?

Dann sagt die Ampel es vorher. Meist genügt eine Ausgabe aus dem Ursprungsprogramm mit eingebetteten Schriften; nur selten muss der Bogen wirklich neu gesetzt werden.