Gilt das auch für Kleinunternehmer?

Die Empfangspflicht gilt unabhängig von der Kleinunternehmerregelung. Für das Ausstellen gibt es Erleichterungen - die Rechnung selbst weist dann keine Umsatzsteuer aus, sondern den Hinweis nach § 19 UStG.

Reicht ein Rechnungsprogramm von der Stange?

Für viele Betriebe ja. Interessant wird es, wenn die Rechnung aus einem Auftrag entstehen soll, mit gebuchten Zeiten und Material - dann ist die Rechnung das Ende einer Kette und kein eigenes Werkzeug.

Was ist mit Rechnungen ins Ausland?

Die deutsche Pflicht betrifft inländische B2B-Umsätze. Für das europäische Ausland gelten die jeweiligen Regeln; das Format nach EN 16931 ist dort meistens dasselbe, die Pflichtangaben unterscheiden sich.

Leistung

E-Rechnung: was wirklich verlangt wird

Eine E-Rechnung ist kein PDF im Anhang. Sie ist ein maschinenlesbarer Datensatz nach einer europäischen Norm - und seit 2025 muss ihn jedes Unternehmen in Deutschland empfangen können.

Empfangen und Ausstellen sind zwei verschiedene Pflichten

Der Empfang gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen im Geschäft mit anderen Unternehmen - dafür genügt technisch ein E-Mail-Postfach, das die Datei annimmt. Für das Ausstellen gelten gestaffelte Übergangsfristen. Wer beides verwechselt, hält sich entweder für zu spät dran oder für zu früh.

Die Formate, in einem Absatz

EN 16931: Die europäische Norm dahinter. Sie sagt, welche Felder eine Rechnung enthalten muss - nicht, wie die Datei aussieht.
XRechnung: Reines XML. Verlangt vor allem von öffentlichen Auftraggebern. Ohne Programm für Menschen kaum lesbar.
Factur-X / ZUGFeRD: Ein PDF, in dem das XML eingebettet liegt. Eine Datei, zwei Leser: der Mensch sieht die Rechnung, die Buchhaltung liest die Daten.

Wie wir es bauen

Rechnungen entstehen als PDF/A-3b mit eingebettetem XML nach EN 16931 - eine Datei, die im Postfach ankommt und ohne Zusatzwerkzeug gelesen werden kann. Die Rechnungsnummern sind fortlaufend und lückenlos, weil die Nummer erst beim Festschreiben vergeben wird und ein festgeschriebener Beleg sich nicht mehr ändert. Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG steht der richtige Hinweis darauf, und es wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.

Der häufigste Irrtum

Ein PDF ist keine E-Rechnung, auch wenn es aus einem Programm kommt und schön aussieht. Entscheidend ist der strukturierte Datensatz. Umgekehrt gilt: Wer eine Factur-X-Datei bekommt und nur das PDF ansieht, verschenkt den halben Nutzen - die Daten wollen ins Buchhaltungssystem, nicht abgetippt werden.

Fragen

Gilt das auch für Kleinunternehmer?: Die Empfangspflicht gilt unabhängig von der Kleinunternehmerregelung. Für das Ausstellen gibt es Erleichterungen - die Rechnung selbst weist dann keine Umsatzsteuer aus, sondern den Hinweis nach § 19 UStG.
Reicht ein Rechnungsprogramm von der Stange?: Für viele Betriebe ja. Interessant wird es, wenn die Rechnung aus einem Auftrag entstehen soll, mit gebuchten Zeiten und Material - dann ist die Rechnung das Ende einer Kette und kein eigenes Werkzeug.
Was ist mit Rechnungen ins Ausland?: Die deutsche Pflicht betrifft inländische B2B-Umsätze. Für das europäische Ausland gelten die jeweiligen Regeln; das Format nach EN 16931 ist dort meistens dasselbe, die Pflichtangaben unterscheiden sich.

Stand 2026-09-07

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